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九大山人

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【转载】效率提升的“六化”  

2013-02-28 17:20:45|  分类: 引用分享 |  标签: |举报 |字号 订阅

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本文转载自感悟心灵《效率提升的“六化”》
一、复杂的问题简明化

  在反映问题、提出解决问题的建议时,要化繁为简、删繁就简,善于用简明的语言表达复杂的内容,用简明的语句总结自己的观点。

  如果问题比较复杂,可以把问题的分析论证过程作为附件,在主报告中简明扼要地阐明观点、提出对策或建议。如果主报告无法简化,可以用一页以内的摘要把关键问题、解决方案、实施步骤总结清楚。

  表达问题中抓重点也是简明化的一种方式。例如,一家企业集团对子公司监管涉及很多方面,经过研究提炼,表达为对“两个人、一个指标”的监管模式,两个人是指子公司总经理、财务总监,一个指标是指净资产收益率。

  二、深奥的内容通俗化

  专业人士给别人讲解理论或专业术语时往往是晦涩难懂,这反映了两方面的问题:一是表达能力欠佳,二是不为他人着想。企业的各类工作人员在向非本专业人员表达问题时,要把深奥的内容通俗化。

例如,一般汽车销售人员都这样向顾客介绍汽车刹车性能:“这款车有紧急刹车助力系统”,就不如说:“这款车在紧急刹车中,可以缩短刹车距离。”

  再如,边际效用递减原理如果要从数学上解释,其深奥程度够吓人的:边际效用在数学上是效用函数的导数,因为效用函数是单调递增的下凹函数,函数值单调递增而导数值单调递减。你看这玄不玄?如果换为通俗的方式来表达,可以把边际效用递减原理比喻为吃苹果,吃的苹果越多,感受越差:第一个苹果挺好吃,第二个苹果有点腻,第三个苹果比较烦,第四个苹果就可能难以下咽了。

  三、零散的问题系统化

  企业运作是一个系统的、关联的过程,同一问题可能在各部门、各职能有不同的表现。有时,一个部门的问题可能会在另一个部门表现出来。但是,企业的问题往往会按部门分别(可能有先有后)提出来,这样提出的问题看起来是分门别类的,但实际上往往是零散的。所以,要跨部门、跨职能分析和表达问题才能避免或克服部门划分、条块分割导致的认识误区。

  另一方面,在提交一些包含着利和弊的建议和意见时,对理由和依据进行系统化分析和表达,能够增加说服力和影响力,有助于上级接受你的建议。例如,一位部门经理报给总经理一份提案,希望给他们部门的奖金总额增加15%,这一提案没有得到批准。如果部门经理对同行业薪酬水平进行比较分析,说明本部门员工薪酬水平比竞争对手低10%以上,并且有一半以上的员工近期提出加薪要求,部分员工因加薪要求没有满足而离职,有离职意向的员工也在增多。为了增强团队凝聚力、战斗力,拟定了拉开奖金差距、加大激励力度的方案,为此,需要增加奖金总额15%,希望上级批准。按照这样的表达方式,总经理很有可能会批准提案。

  四、推理和分析规范化

  推理和分析规范化是指逻辑正确、因果关系明确、前后连贯、条理清晰。这样能使问题分析具有说服力,也能使表达问题具有感染力。

  有个人觉得饿了,买了一个馒头吃,没吃饱,又买了一张饼吃,还没吃饱,又买了一个包子吃,这才吃饱了。于是,他非常后悔地说:“早知道这个包子能吃饱,就不买前面的馒头和饼了!”

  这就是搞错因果关系的推理,实际问题分析中,也经常搞错甚至颠倒因果关系。国内一家制鞋厂去国外同行业先进的标杆企业考察后发现,本厂与标杆企业有一个明显区别,本厂生产人员所占比例约为60%,而标杆企业的这一比例只有30%.于是,这家制鞋厂决定向标杆企业学习,开展了“降低生产人员比例”的活动,首先尽最大可能精减了生产人员,但比例下降不明显,生产人员不能再精减了,否则就要影响交货速度了,只能是增加了管理人员、后勤人员、服务人员等各类非生产人员,以此来提高非生产人员比例。但结果是成本剧增,效益下降。

  五、数据和关系图表化

  在表达问题时,如果有数据,说服力会比较强,但从表达效果来说,把数据转化为图表,既直观又生动,让人一目了然,效果更好。

事实上,不只是数据可以转化为图表,即使没有数据,也可以图表化,尤其是本来要用文字表达的因果关系、层次结构关系、流程先后关系、比较关系等都应该尽可能图表化。如果是用于演示或作为演讲材料,还可以增加彩色的、生动的辅助要素。

  结合计算法的应用,问题管理中关于数据和图表的规则可以总结为:有数据,要使用计算法;没有数据,也可以使用计算法。有数据,要转化为图表;没有数据,也可以转化为图表。

  六、标志性语句生动化

  标志性语句主要是指大标题、小标题、导语、主题句、小结,以及对某些观点的强调。反映问题和分析问题的报告和发言毕竟不是文学作品,追求生动只是表达形式,内容应讲究逻辑性和条理性,但通过让标志性语言生动化,可以使你的意见和建议增加感染力,有利于让别人接受和采纳。

  以“复杂的问题简明化”为例,引用清代画家、诗人郑板桥的《画竹》诗就能起到生动化的效果:四十年来画竹枝,日间挥写夜间思。冗繁削尽留清瘦,画到生时是熟时。

  这首诗既有“复杂的问题简明化”的寓意,也表明只有反复练习、用心思考,才能达到简明化的功力和境界。
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